Actualité publiée le 01 juillet 2019
Nouvel outil GRH intégré de paie et de gestion des congés et de l'emploi du temps des agents territoriaux du département de l'isère, la mise en place de cet outil en septembre 2018 a posé et pose encore de multiples problèmes aux collègues adjoint-gestionnaires.
Confronté à ce nouvel outil, censé simplifier la gestion au quotidien du temps de travail, des congès, des absences diverses des agents du département sous la responsabilité fonctionnelle du chef d'établissement et de l'adjoint-gestionnaire, nous avons été alertés directement ou via les réunions de bassin par de très nombreuses réactions négatives des collègues adjoint-gestionnaires.
Certains allaient jusqu'à refuser d'utiliser Chronotime, d'autres faisant appel très souvent à la cellule de suivi mise en place par le département.
Suite à un questionnaire dont vous retrouverez les résultat dans la rubrique publications, nos collègues ont majoritairement exprimé leur désaccord sur :
- les conditions insuffisamment préparées de lancement,
- une formation trop courte et inadaptée qui les a mis en difficulté surtout à la rentrée et tout au long de l'année
- le manque d'ergonomie et de simplicité de cet outil, ciblant les difficultés de saisie initiales et en continu des emplois du temps et de leurs modifications etc...
- la qualité néanmoins de l'accompagnement individuel, en particulier par la personne en charge de ce dossier à la DRH Mme COTTIN.
Cette insatisfaction avait été exprimée publiquement au Président Barbier lors de la dernière réunion des Principaux et Adjoint-Gestionnaires à Voreppe en présence de la DASEN38 Mme HENRY.
La DRH du Département avait convié le 17 juin dernier un panel de techniciens et d'usagers pour tenter d'objectiver les problématiques et de trouver des réponses aux attentes des usagers.
A&I s'y est invitée et a pu obtenir un certain nombre de réponses encourageantes et d'engagements pour sécuriser la rentrée des collègues. A souligner la qualité de l'écoute réciproque et le souci de rechercher des solutions pragmatiques.
Un préalable : impossible de revenir sur ce choix du Département, s'agissant d'un outil déployé pour l'ensemble des agents du département, intégré à l'outil paie et à la gestion des ressources humaines.
Extraits du courrier adressé par A&I à la DRH du CD38 suite à cette rencontre :
Cette réunion a permis d'objectiver les difficultés rencontrées sur l'application Chronotime, de comprendre les modifications mises en œuvre ou en passe de l'être et surtout d'élaborer une méthodologie simple d'accompagnement de nos collègues adjoint-gestionnaires pour leur permettre d'aborder la rentrée prochaine dans les conditions les plus sereines possibles.
Nous nous permettons d'insister sur le fait que la communication à leur attention sera un facteur essentiel pour arriver au résultat souhaité, l'application manquant, de l'avis de tous les participants présents, d'ergonomie et de simplicité de fonctionnement, ce qui constitue un frein à l'usage et donc à l'acceptation in fine de cet outil.
Dans l'impossibilité d'en modifier fondamentalement l'architecture, et de créer un vademecum immédiatement disponible pour faire face aux subtilités d'usage de cette application, nous avons acté votre engagement à accompagner au plus près nos collègues.
L'objectif prioritaire partagé est que tous les emplois du temps soient saisis et consultables dans CHRONOTIME au plus tard le 30 septembre.
Pour cela , nous avons retenu les points essentiels suivants que nous souhaitons voir déclinés dans une fiche synthétique "procédure pour changer d'année" permettant de disposer des conseils simplifiés pour attribuer un emploi du temps, entrer les congés ( CA et ARTT) et imprimer le projet d'agenda de l'agent et sa fiche synthétique, sans oublier un focus pour la mise à jour du temps de travail des agents avant le 31 août (heures supplémentaires et récupérations) pour arrêter le débit / crédit
L'idéal serait de disposer de cette fiche information au plus tard le 7 juillet.
Parmi les infos indispensables, nous avons noté qu'il convenait de distinguer les agents titulaires des situations particulières :
Concernant les agents titulaires :
1- pour ceux dont l'emploi du temps (complet ou partiel) ne serait pas modifié au 1er septembre, celui-ci est automatiquement repris dans l'onglet agenda 2019-2020 sans nouvelle saisie ;
2- pour les autres, soit le programme hebdomadaire existe et il suffira de l'attribuer à partir de la base existante, soit il n'existe pas et il faudra s'adresser prioritairement à Mme COTTIN au service du personnel pour qu'elle s'en occupe;
3- tous les agents titulaires ou contractuels affectés au 1er septembre apparaîtront dans le suivi des collaborateurs avant la rentrée de septembre;
4- une fois l'équipe au complet dans l'onglet suivi des collaborateurs, et leur horaire hebdomadaire attribué, il suffira de procéder par saisie collective à l'implantation des congés et ARTT annuel en privilégiant la saisie via la fenêtre planning;
5 -A l'issue de cette saisie, il sera possible d'imprimer l'emploi du temps annuel et une fiche synoptique synthétisant les informations importantes
Concernant les situations particulières (temps partiels, contractuels à statut particulier, temps partiel thérapeutique etc....) , nous avons retenu une aide de premier niveau par le service éducation du territoire sinon Mme COTTIN;
Nous avons noté votre engagement à avoir un accompagnement renforcé pour les nouveaux gestionnaires et les collègues actuellement en difficulté avec l'application.
Nous avons bien noté les sessions de "formation - mise à jour" prévues dans chaque territoire où nous souhaitons que l'accent soit mis sur les conseils et astuces pour répondre à la gestion quotidienne (saisie des absences, modifications d'emploi du temps, de congés etc...)
Nous avions déjà relayé auprès de nos autorités académiques les problématiques métier posées par ce nouvel outil, et nous allons les informer de l'avancement de cette réflexion et demander que le réseau aide et conseil soit mobilisé sur cette thématique.
Nous pensons indispensable qu'une réflexion soit menée avec le service académique de Formation Tout au Long de la Vie pour inclure spécifiquement un module consacré à Chronotime dans la formation initiale et continue des adjoint-gestionnaires nommés en Isère.
Nous proposerons enfin qu'une liste de collègues personnes-ressources, exclusivement volontaires, puisse être constituée par territoire pour répondre à des collègues en difficulté sur des questions d'usage quotidien, proposition en phase avec l'esprit de concertation qui fonde les relations renouvelées entre le département et les collèges (Cf convention de répartition des compétences entre département et EPLE)
Enfin nous vous remercions de bien vouloir nous adresser le power-point présenté par l'équipe de la DINSI Service des Ressources Informatique qui était très clair et synthétique.
