1er Comité de Suivi du déploiement d'OP@LE - Ce qu'il faut en retenir d'essentiel

ODJ annoncé :

1- Etat des lieux des bascules effectuées et perepctives des bascules à venir
2- Point de situation outils
3- Point d'attention accompagnement des établissements

Participants :
Autour de la table étaient réunis la SG J CHRETIEN, accompagnée de la SGA C BREDIN, de la SGA DRH C BLANCHARD, du DIVET N WISMER accompagné de responsables du R Conseil (C AGIER et C CHEUZEVILLE) , DSI, EAFC (S OLIVER – responsable de la formation des PA) , experts (O MONNIER, I CHAMBRIER, F COLLET tous 3 AC et formateurs personnes ressources) et des usagers (1 CE Principal du Collège Malossane à St Jean en Royans F COOTE et 1 AC Luc SANGOUARD Lycée E CARTAN à la Tour du Pin)

Introduction (J CHRETIEN)
La SG a rappelé en introduction les enjeux de ce Comité de Suivi qui répondait à une demande forte des OS (surtout AetI) , enjeux organisationnels, d’accompagnement au changement et de formation, techniques et RH, d’où un ODJ très dense.
Elle a précisé que la parole était libre, que tout serait abordé sans tabou mais dans un souci opérationnel et pragmatique, elle n’a pu que concéder la complexité de cette transition et la dépendance du calendrier à celui de la DAF lié à la DGFIP (Bercy), calendrier qui ne bougera pas.
Elle a rappelé le télescopage d’OP@LE avec le déploiement de RenoiRH.
 

INTERVENTION AetI :
AetI a pris la parole en premier rappelant la motion votée lors du Congrès de la Ravoire de juin 2023 et l’alerte sociale qui s’en était suivie, les bilatérales qui depuis deux ans alertaient l’Académie sur la vague V6 au 1/1/2024, pointant au vu des retours de nos adhérents dont certains très impliqués dans le dispositif de déploiement : l’état d’impréparation de cette V6 visible avec les retards pris dans le pilotage du R Conseil en terme de renforcement des équipes d’accompagnement, de la mise en place des tutorats que nous réclamions, alors que les enveloppes en moyens et financiers étaient connus depuis mars 2023.
AetI a remercié vivement les collègues experts et formateurs pour leur implication mais qui atteint ses limites au regard de la vague d’accompagnements nécessaires et nécessite des réponses fortes et rapides.

LE CONSTAT :
Des chiffres a bien avoir en tête : 2 Etablissements test se sont proposés au 1/1/2021 pour préparer la V2 où 13 autres EPLE les ont rejoint au 1/1/22 puis V4 au 1/1/23 avec un contingent de 25 avec un échelon  de 20 autres au 1/9/23.
Soit 60 établissements / 359 !
V6 au 1/1/2024 va concerner 89 nouveaux établisements et V7 au 1/9/24 68 soit 157 au total avec les problématiques d'un déploiement en pleine rentrée fortement perturbé par les résultats des mobilités.
V8 (105 EPLE)  et V9 (37) seront sans doute regroupés au 1/1/2025 pour éviter ce risque supplémentaire. L'information sera confirmée sans doute au prochain Comité de Suivi.

Sachant que la dernière vague (V8 et V9) intervenait sans recul possible au 1/1 et au 1/9/2025 pour un déploiement complet au 31/12/25, nous avons refusé de répondre aux sirènes faciles du : IL FAUT S’OPPOSER A OP@LE, qui serait une véritable politique du pire.
Nous avons relayé une action nationale pointant que ces deux vagues seraient un tsunami  si rien n’était mis en place en terme d’organisation de l’accompagnement (tutorat, réseau de 1^er conseils), de formation et de mise à disposition de didacticiels mais aussi d’outils techniques pour répondre aux besoins des équipes.

La SG s’est défendue en rejetant l’idée d’un pilotage défaillant, rappelant qu’elle avait portée comme nous auprès de la DGRH du MEN la demande selon laquelle on ne pourrait pas porter un tel changement de pratiques sans se donner du temps et des moyens.
Le temps nous a été refusé et les moyens sont réduits : 7 ETP dont 2 chargés d’audit et de contrôle en place, 3 TZR (adjoints-gestionnaires itinérants – en cours de recrutement), un volant de contractuels OP@LE à former et des référents territoriaux OP@LE (bénévoles).
Ces personnels seront opérationnels seulement pour la V7. Autant dire que cette phase de déploiement V6 va reposer sur l’équipe de formateurs déjà surchargés alors qu’il était possible de mieux anticiper !

RETOUR D’EXPERIENCE DES V1 et V2 – Isabelle Chambrier IC (Lycée de La Ravoire 73) et Olivier MONNIER IC (Lycée Pablo Neruda à SMHères – 38).
La bascule en V1 s’est faite sur l’agence comptable pour IC et pour un établissement rattaché pour OM. Il est apparu très vite qu’OM avait des difficultés qu’IC ne connaissait pas, constat confirmé avec la V2 d’où une très forte préconisation pour une bascule simultanée de l’AC et d’au moins 1 ER.
IC a développé un mode d’organisation via une spécialisation par process : dépenses – recettes – comptabilité, dans le but de développer des compétences, afin d’identifier des référents dans l’Agence Comptable.

BILAN de la Bascule OP@LE V6
R Conseil confirmé par les experts a commenté un tableau montrant que la bascule V6 s’était mieux passée par l’anticipation de saisir le Budget 2024 sous OP@LE et non transiter GFC, chiffres rassurants, les difficultés s’étant concentrés (17 Ets) sur des erreurs de saisie sur les comptes d’immobilisations, avec une réaction très vive de la DAF A3 qui a trouvé un biais technique.

A ce jour 90% des V6 avaient pu basculer leur Budget validés ou exécutoires grâce à l’accompagnement et la formation.
AetI a précisé un facteur cumulatif de difficultés lié aux politiques de certains départements (73 essentiellement mais aussi 26 et 74) des rencontres étant prévues avec ces départements (action intersyndicale en 73)
Les experts estiment que fin janvier, le paiement des factures en retard aura pu être finalisé (AetI soulevant la question des interêts moratoires qui devraient être gelés – la SG s’engageant à interroger la DGFIP sur ce point)

Interrogés par la SG tous les experts ont jugé qu’OP@LE présentait trop d’avantages par rapport à GFC (dématérialisation, sécurisation des processus ordonnateur – comptable en lien avec la RGP …) tout en reconnaissant : les lenteurs de l’outils, accentués par des mises à jour régulières entrainant des COUAC du fait de l’interfaçage avec d’autres bases de données ou plateformes.

Ils reconnaissent que tous les EPLE ne vont et n’iront pas au même rythme et que la structure des postes et les problèmes RH ont une très forte incidence sur l’appropriation de l’outil.
Qu’il fallait un discours fort de l’Académie pour faire comprendre à l’ensemble de la communauté éducative la nécessité de baisser le niveau d’exigence et d’actions pendant la période de mise en place du nouvel outil.
L’exemple des voyages scolaires a été exposé : pour certains ce sera possible d’en organiser pour d’autres ce sera INSURMONTABLE.

Retour sur les formations
Pour F Collet en charge de la planification avec l’EAFC si le retour des formateurs est bon, il souligne le manque d’enthousiasme lié à la chronophagie des actions d’apprentissage, d’un temps très important consacré aux travaux informatiques (revers de la dématérialisation) au détriment de la gestion matérielle.
Pour le déploiement V4 les visios faisaient ressortir de la détresse qui s’est transformée en colère .
Pour la V6 (350 personnes concernées par les formations) ce n’est pas le même ressenti. Beaucoup d’agences comptables avaient déjà basculé, les budgets saisis et les adjoints-gestionnaires s’étaient globalement bien préparés.
Pour la V7 il a émis le souhait d’avoir accès aux bases le plus tôt possible et de bien recenser les besoins de formation.
Il a été constaté un glissement sur l’utilisation préférentiel des documents mis à disposition, des fiches techniques au KIT de survie (qui porte bien son nom !) et les visios de formation se transformant plutôt en réponses à des questions utilisateurs.

L’ASSISTANCE INFORMATIQUE
La DSI a présenté un bilan démontrant l’amélioration du temps de réponse et la baisse des tickets, avec un renforcement de l’équipe et la mutualisation du travail de réponse. Il a expliqué les différents niveaux d’intervention.

Le TUTORAT, une absolue nécessité
La priorité est au tutorat d’Agent Comptable 1 pour 1 avec 1 indemnité qui a été revalorisée car elle n’était pas à la hauteur de l’engagement demandé.
Pour le tutorat d’adjoint-gestionnaires, le manque de ressources est problématique. Plus d’une quarantaine d’Adj-Gest restent à positionner lié au manque de candidats (V1 à V4 n’a pas permis de développer un vivier suffisant)

Il ne fait aucun doute que l’enjeu se concentre autour des risques évidents de décrochage, la DRH C BLANCHARD ayant conscience des changements qui vont impacter les équipes, ayant prévu une réactivité forte sur le remplacement (cellule de remplacement de 4 personnes maintenue) et sur la détection au plus vite des établissements en situation RH fragile (état des lieux, utilisation conseillée des fiches SST pour faciliter le recensement …)

Une série de décisions opérationnelles a été arrêtée par la SG au vu du consensus dégagé :

- Le Groupe formateurs se voit chargé de développer la diffusion de guides de bonnes pratiques
- Un discours sur le sens et l’importance de la réussite de ce passage à OP@LE va être élaboré et diffusé aux CE (à travers les Groupes Blanchets) à l’attention des CA (enseignants, parents …) confortant les équipes administratives pour éviter tout risque d’opposition avec les équipes pédagogiques
- La DIVET est chargée d’élaborer de façon rapide et prioritaire un plan d’action d’identification des EPLE en difficultés RH et de finaliser la désignation de tuteurs et la signature des lettres de mission
- la DSI devra distribuer au plus vite, de façon dérogatoire et provisoire, des clés OTP à tous les AC et ADJ GEST pour faciliter télétravail et travail à distance au vu de la très forte demande, en particulier des Agents Comptables (gain de temps pour le travail déporté collaboratif en agence par exemple)
- le Comité de suivi se réunira à nouveau fin mars début avril pour faire un point d’étape de ce dispositif

D’ici là AetI se mobilise pour que son réseau apporte prioritairement les informations essentielles à l’identification des secteurs en souffrance et participe pleinement aux actions d’accompagnement, de tutorat et de soutien aux collègues.