2D COMITE DE SUIVI DU DEPLOIEMENT D’OPALE – 2 avril 2024

CE QU’IL FAUT RETENIR DU DEUXIEME COMITE DE SUIVI DU DEPLOIEMENT D’OPALE – 2 avril 2024

Participants :
Autour de la table étaient réunis la SG J CHRETIEN, accompagnée de la SGA C BREDIN, de la SGA DRH C BLANCHARD, du DIVET N WISMER accompagné de responsables du R Conseil (C AUGIER et C CHEUZEVILLE) , DSI, EAFC (JC LARBAUD - EAFC) , experts (O MONNIER, I CHAMBRIER, F COLLET tous 3 AC et formateurs personnes ressources – C GHANEM SG eple) et des usagers (pas de CE)- AetI-UNSA (F MENEU – JC LEVY) – FSU et SGEN

Introduction (J CHRETIEN)
La SG a immédiatement donné la parole au DIVET N Wismer qui a dressé un bilan du déploiement d’OP@LE depuis le dernier comité.
Il a rappelé que l’année 2024 est le tournant de la bascule OP@LE puisqu’avec la prochaine V7 c’est 50% des utilisateurs qui auront migré soit près de 800 utilisateurs.
Préoccupation majeure : reconnaître et valoriser l’engagement de la communauté des Agents-Comptables et SG d’EPLE en terme de formation et d’accompagnement.

AetI a demandé que tous les documents présentés soient déposés et accessibles sur RESANA.

LE CONSTAT AU 2-4 sur la Bascule OP@LE V6 :

Le constat d’une vague V6 beaucoup plus sereine s’est confirmé et peut être attribué à l’adoption des budgets 2024 directement sous OP@LE. AU 2 avril 98% des budgets étaient exécutoires et la problématique de nombreux Réglements Conjoints liés à la position du département de la Savoie et nécessitant l’arbitrage de la CRC devrait être résolue fin avril.

La contribution du dispositif de formation qui a évolué grâce à des salles techniques performantes et des modules de formation plus adaptés aux attentes des collègues a été soulignée.
Le point fort est d’avoir accès en formation au bac au sable ce qui contribue à l’homogénéisation des groupes de formation.
La « météo » de l’humeur était plus sereine.
L’EAFC réfléchit avec l’arrivée de Mme OLIVER à la mise en place d’un dispositif de formation de formateurs et de tuteurs et un séminaire des tuteurs déjà en place est envisagé.
Tous les états de frais ont été traités et un renfort a été mis en place pour que dans les deux mois au plus tard le retard pris pour payer les rémunérations des personnels intervenants soit absorbé.

Le renforcement du service R Conseil avec désormais 4 agents très impliqués facilite considérablement l’accompagnement technique et la résolution des problèmes rencontrés et la création d’aides et conseils spécifiques OP@LE va permettre de faciliter l’arrivée de la vague V8 qui reste néanmoins une très grosse inquiétude.
La priorité reste à l’accompagnement des Agences Comptables qui sont presque toutes passées sous OP@LE à l’exception de 8 établissements supports qui ne seront plus que 2 ou 3 après la V7.
Il a été pointé par AetI l’absolue nécessité de ne pas sur solliciter les experts OP@LE en prévision des 2 vagues 2025 .
A noter arrivée d’un TZR en Savoie, 1 republication dans la Drôme et 2 nouvelles campganes de recrutement. Cette difficulté de recrutement est très problématique surtout au regard de l’augmentation des situations RH.
 

Les situations RH et OP@LE :
les situations de difficultés RH dans les services intendance prennent un relief sensible en situation de changement. OP@LE devient le déclencheur d’une situation tendue et vient aggraver et rendre beaucoup plus complexe la résolution du problème, d’où la nécessité de le traiter au plus vite avec tous les outils RH existants.

La DRH Mme Blanchard évoque le suivi bi-mensuel des situations individuelles pour assurer la complétude des moyens au regard des types d’absences et des suppléances nécessaires.
L’enjeu majeur est de limiter au maximum le nombre de postes vacants à la rentrée, d’assurer le maximum de stabilité, de renouveler par anticipation les contractuels , d’être en avance de phase sur toutes les opérations liées au mouvement et au recrutement (concours, LA ….)
Il n’a pas été évoqué une augmentation de fiches SST, un point sera fait au prochain Comité de Suivi.
Un point important d’identification des risques a été relevé lorsque la saisie sous OP@LE est faite par une seule personne – gros point de fragilité en cas de départ de l’agent expérimenté (mutation, maladie etc….)

Les risques de blocage : Pour Mr AUGIER (RConseil) OP@LE constitue toute une chaîne logique allant de l’ordonnancement jusqu’à la comptabilisation des écritures et le risque de blocage est réel. Exemple : plus de chef d’établissement, plus de signature et contrairement à GFC, OP@LE exige des droits d’accès et des habilitations obligatoires.

Ce point a fait l’objet d’échanges approfondis autour de la mise en œuvre du Plan de Continuité d’Activité (PCA). La division de l’encadrement a élaboré un dispositif d’automatisation, afin de répondre au plus vite à l’instruction de la Rectrice qui souhaite systématiquement que l’ordonnateur intérimaire soit extérieur à l’établissement et puisse être investi au plus vite des droits d’accès à OP@LE.
La DSI a confirmé que la base informatique est alimentée par la base RH et que l’authentification est de plein droit. Il sera rappelé au CE l’importance de prévoir une délégation à l’adjoint qui lui permette de travailler sur OP@LE en attendant que l’arrêté d’interim soit porté à connaissance de la DSI sur leur base.

Une fiche technique va être éditée pour inciter les CE à donner des délégations et une cartographie précise de ces délégations va être dressée.
A noter qu’il est néanmoins très compliqué de suivre les droits dans OP@LE établissement par établissement et le Comité de Suivi s’interroge sur la nécessité d’une enquête sur ce sujet ?
(NB- Certains Agents-Comptables peuvent avoir des réticences à donner des délégations à leurs fondés de pouvoir.)
Il n’a pas été noté de grosses situations problématiques mais plutôt une diversité de situations sur laquelle services et experts développent une approche cohérente et formalisée.
 

Point sur la volumétrie des opérations comptables (Dépenses – Recettes)
L’outil OP@LE permet au RConseil et aux experts de suivre le volume des opérations comptables agence par agence et eple par eple.
Il est à noter un nombre d’opérations comptables plus satisfaisant en lien avec une plus grande stabilité de l’outil.
Pas de retard sur le traitement des dépenses (100%) mais avec un niveau très disparate de transmission à l’AC. Certains établissements rattachés accumulent des retards importants de transmission.
Point de vigilance sur les recettes. Beaucoup d’AC constatent des recettes produites côté ordonnateur mais pas traitées. Rappel d’un conseil impératif : l’OR suit la dépense affectée.

Clôtures de l’exercice 2023 :
Pour R Conseil et experts, la bonne surprise est venue des clôtures V1 à V5, les difficultés se retrouvant surtout sur les V2.
63% des exercices étaient clôturés au 1^er avril.
Remerciements appuyés aux formateurs et au vu de l’expérience un de points envisagé est l’organisation d’ateliers spécifiques pour former les collègues aux opérations de clôture.

AetI s’est bien fait préciser que si la date du 30 avril était réglementaire, vu la situation il y aurait beaucoup de bienveillance pour le dépôt de ces COFI 2023 étant rappelés que les derniers COFI 2022 ont été votés fin juin 2023.

VAGUES V7-V8-V9
Le tableau de déploiement montre clairement le problème de la volumétrie des vagques.
V8 et V9 sont pré-calibrées.
Avec V7 la quasi-totalité des agences comptables auront basculées (hormis 2 à 3 situations très bien identifiées)
- Pour le passage à V7, la mise à disposition du calendrier et des outils se fera fin avril
- 68 comptab bud seront à intégrer à partir de l’extraction GFC.
- La volumétrie des personnels à former sera à affiner en raison des opérations de mouvement d’où l’anticipation maximale par les DRH et DPA des opérations de rentrée pour éviter le renouvellement du scénario sept 2023.
- il est procédé à l’identification de l’ensemble des personnes ressources à rechercher au sein des V6 pour aider les collègues dans le déploiement de V7.

DSI - Bilan du ticketing :
La DSI a présenté un nouveau bilan démontrant une très grosse augmentation (+150% soit X2,5) mais paradoxalement moins importante que le nombre d’établissements passés à OP@LE (X4).
Constat plus inquiétant que les vagues précédentes (V2 – V4) ne s’épuisent pas et générent beaucoup de tickets. L’effet Compte Financier 2023 a sans doute joué et une baisse devrait s’opérer après cette phase complexe !
A noter que le Service de Guérande (tickets transmis au National) permet de faire baisser le pression et de résoudre les cas complexes (150 tickets par mois)

Néanmoins il a été évoqué des problématiques de bugs liés à des MAJ (mise à jour) : fichiers de paiement qui ne passaient pas – éditions de COFI qui disparaissaient …
Une demande d’astreinte technique renforcée a été adressée entrainant une plus grande amplitude d’intervention.
A noter des problèmes ponctuels de saturation de certains serveurs et une prochaine grosse montée en version en juillet prochain.
l’amélioration du temps de réponse et la baisse des tickets, avec un renforcement de l’équipe et la mutualisation du travail de réponse. Il a expliqué les différents niveaux d’intervention.

Le TUTORAT reste une absolue nécessité mais délicate à mettre en oeuvre
La priorité rappelée est au tutorat d’Agent Comptable 1 pour 1 et Adjoint-Gestionnaire 1 pour 2.
La difficulté majeure reste le manque de ressources.
Au recensement 21 tuteurs sont manquants ce qui est inquiétant au regard de l’arrivée des 3 prochaines vagues.
 

 POINTS DIVERS :

1- Outil IDE@LE : il s’agit d’un outil d’analyse financière côté Agent Comptable qui va officiellement remplacer REPROFI et COGEFI.
Cet outil sera intéressant car il harmonise la présentation des indicateurs financiers et ne demandera plus les manipulations complexes de REPROFI et COGEFI.
Il sera présenté par les formateurs aux collègues lors des sessions clôture et comptes financiers 2024.
2- Module Régie : il devrait sans doute être mis à disposition pour la rentrée.
3- Relations avec les collectivités territoriales : des rendez vous réguliers ont lieu avec les représentants de la Région et des départements et une alerte est faite sur la vague de fourniture de matériels informatiques adaptés à OP@LE
 

Sur le suivi des décisions opérationnelles arrêtées lors du 1^er comité de suivi :

- Un nouveau message va être diffusé sur le sens et l’importance de la réussite de ce passage à OP@LE auprès des CE (à travers les Groupes Blanchets) et à l’attention des CA (enseignants, parents …) – le ralentissement souhaité pendant le déploiement d’OP@LE de voyages ou d’actions pédagogiques à lourd impact comptable n’ont pas été partout entendus mettant en tension les équipes d’intendance.
- La DIVET continue à avancer sur l’identification des EPLE en difficultés RH (Cf bilan sur la désignation de tuteurs et la signature des lettres de mission)
- la DSI a distribué des clés OTP à tous les AC et ADJ GEST qui le demandaient pour faciliter télétravail.
- le Comité de suivi se réunira à nouveau fin mai début Juin pour faire un point d’étape indispensable avant la réntrée.

AetI attend l’arbitrage ministériel sur le moratoire national demandé pour proroger d’au minimum  un an le déploiement face au mur qui s’annonce avec les V8 et V9 concentrées au 31/12/25.
Merci à tous les collègues qui ont répondu au questionnaire qui servira de base aux prochaines discussions avec la DGRH et nous l'espérons la poussera à infléchir une position figée à cause de l'attitude de Bercy.